Po 500 wyprodukowanych eventach wiemy, co działa, a co kończy się katastrofą logistyczną. Zebraliśmy naszą checklistę — od pierwszej rozmowy po rozliczenie. Zabierz ją, działa niezależnie od miejsca.
Krok 1: Brief bez luk
Zanim zapytasz o cennik, odpowiedz sobie: cel eventu (celebracja? integracja? sprzedaż?), profil gości, liczba osób, budżet całkowity z rezerwą 10%, format siedzony/stojący/mieszany. Bez tych pięciu punktów każda wycena to strzelanie.
Krok 2: Miejsce vs. możliwości
Sala musi pasować do formatu: dla bankietu — stałe stoły i kuchnia na miejscu, dla networkingu — otwarta przestrzeń z barem. Sprawdź: dostępność AV, wejście dla dostaw, zaplecze cateringowe, godziny zamknięcia i zasady alkoholu.
Krok 3: Harmonogram z marginesami
Scenariusz pisany na minuty — ale z buforami. Serwowanie dań zawsze 15 minut wcześniej niż pokazuje agenda, koniec eventu 30 minut przed faktycznym zamknięciem lokalu. Nasz schemat: rozgrzewka → główne wydarzenie → drugi akt (u nas kasyno lub live cooking).
Dobry event to taki, przy którym klient nie wie o 90% problemów, które rozwiązaliśmy pod spodem.
Krok 4: Dzień eventu
Montaż 3–4 godziny przed gośćmi, próba techniki godzinę przed, odprawa zespołu 30 minut przed. Jedna osoba odpowiada za kontakt z klientem — nie dopuszczaj do sytuacji, gdy klient szuka „kogoś od cateringu” podczas eventu.
Krok 5: Raport i rozliczenie
Po evencie — zestawienie: co zadziałało, co poprawić przy kolejnym, zdjęcia z realizacji. Jedna faktura końcowa, żadnych dopłat poza umową. Tak działa partnerska relacja, nie jednorazowa transakcja.
Błędy, których unikaj
- Zbyt późna rezerwacja (duże terminy — 6+ tygodni).
- Niedoszacowanie liczby gości (zawsze +10% zapasu).
- Zbyt skomplikowane menu (dania dla 150 osób to nie degustacja dla 6).
- Brak planu awaryjnego na deszcz/prąd/technikę.
- Zbyt mało czasu na demontaż.
